支払処理で生じる５つの課題とその対策方法

本記事は、「経理の支払処理で生じる５つの課題とその対策方法」を元に作成した記事です

支出による非効率性や最適化の不備、ポリシーに反する支出やコンプライアンスは、支払プロセスに悪影響を及ぼします。このような課題がある中で、どうすれば支払処理の価値を最大限に引き出すことができるのでしょうか。

Coupaが開催したオンラインセミナーではAmerican Express Companyの製品管理・戦略部門の副代表であるNathan Bhatt氏とCoupaの社員であるJ. R. Roberstonが、これら3つの分野におけるビジネス支出をテーマに問題点について議論しました。

以下では、オンラインセミナーで取り上げられた支払に関する5つの課題と、BSM (ビジネス・スペンド・マネジメント)に内蔵されたバーチャルカード決済が、支払処理の価値を高める際、どのように役立つのかご紹介します。

オンラインセミナーを視聴：課題から成果へ、 長期的な価値を生み出すために、支払処理の課題を解決する 

オンラインセミナーのポイント:支払に関する5つの課題

1.買掛金のマニュアル作業

マニュアル作業によるデータ入力は、多くの企業が課題に挙げている支払処理の領域で非効率な部分の一つです。しかし、どの作業から改善すればよいのでしょうか？

まずは、小さな成功を積み重ねていくことで、担当部署に大きな変化をもたらすことができます。例えば、紙の請求書数を減らす、経費の計上方法を自動化する、取引の照合を円滑にする、などです。

2.支出に対する可視性の欠如

「ビジネス支出の可視化ができないと、計画や予測が難しくなります」とBhatt氏は言いました。「もし現状が把握できていなければ、組織の方向性もわからなくなります」この問題は、支出の最適化や取引、サプライヤーとの関係など、さまざまな分野で発生します。

Roberston氏は次のように述べています。「お多くの企業は、支出がさまざまな分野で生じており、これを把握し可視化するための唯一の方法は統合することです。」まずは、すべての支出に関する情報や活動を、すべての関係者がアクセスできる単一のデジタル・プラットフォームに統合するためのプログラムとテクノロジー・プランを策定することから始めていくべきです。

3.コンプライアンス

企業は、従業員の業務上の支出を監視し、購買活動が組織のポリシーに準拠しているのか把握したいと考えています。

さらに、バーチャルな環境で取引先に期日通りに支払ができることは、企業にとっても重要です。より合理的な支払処理システムを導入し、対象となる取引を審査・承認し、発注書や請求書などの文書で裏付けをとることで、企業はコンプライアンスに厳守した行動をとることができます。

4.デジタル決済の簡素化

これまでのデジタル決済のプロセスは、複雑でバラバラなことが多かったといえます。バーチャルカードは、デジタル決済の簡素化に役立っています。

バーチャルカードとは、「トークン」と呼ばれる15桁のランダムな数字と結びついており、支払処理をするために使用される統合されたデジタル決済デバイスのことです。

CoupaとAmerican Express Companyが提供するバーチャルカードの統合ソリューションでは、購入者が時間制限や取引制限などの品質管理を設定することができます。これらの機能は、不正使用からの保護に役立ちます。「これらのコントロールは、追跡、会計処理、照合のプロセスを改善するためにも役立ちます」とBhatt氏は言います。「各トークンは、特定の請求書、PO、または経費と照合する必要があります」

5.柔軟な支払方法

バイヤーがサプライヤーへの支払い方法に柔軟性を持たせることで、運転資金管理やサプライヤーとの関係に良い影響を与えることができます。包括的なBSM(ビジネス・スペンド・マネジメント）のアプローチと、統合されたバーチャルカード決済の採用により、顧客がサプライヤーに支払う方法は、請求書払い、注文払い、カード支払いの3つになります。

それぞれの処理について見ていきましょう。

Coupaを導入した企業は、請求書払いを選択することができます。このモデルでは、購買部門が請求書を承認すると、サプライヤーはクレジットカードのように処理できるバーチャルカードを受け取ります。小切手を預ける必要も、小切手が支払われるのを待つ必要もありません。入金後もすぐに課金し利用できます。

CoupaのBSMベンチマークレポートによると、ベストインクラスの企業（Coupaの BSMプラットフォームを導入している上位25％の企業）では、全請求書の85％が電子処理されており、これらの請求書の初回照合率は約90％です。

また、注文時に支払いができるかどうかも重要です。Roberston氏は次のように述べています。「私たちは、どのサプライヤーも同じではないことを学びました。」

「カードに選択肢が必要とわかりました。注文時に支払うことで、柔軟性と効率性を高めることができます。企業は、支払について事前承認を得ることができ、特定の注文書に対して取引を請求することも可能です。注文書が承認されると、サプライヤーは注文書と一緒にバーチャル・カードを受け取ります。これは購買側とサプライヤーにとって大きなメリットです」。

物理的なカードから脱却しつつある企業がある一方で、バーチャルカード決済の利用を完全に受け入れていない企業もあるようだ。そこで、支出の管理と可視化の両方を実現するために、リクエスト・カードが開発されました。「物理的なカードから仮想的なカードへの移行を管理するのに役立ちます」とロバートソンは言う。カード請求は、特定のサプライヤーを数回しか利用しないことが分かっていて、導入の手続きを取りたくない企業には適しているかもしれません。

一部の企業では物理的なカード処理からの脱却を進めています。

しかし、その他の企業ではバーチャルカード決済を完全には受け入れていないようです。そのような状況を踏まえて、支出管理と可視化の両方を実現するために、リクエスト・カードが開発されました。

「この機能は、物理的なカードからバーチャルカードへの移行を管理するのに役立ちます」とRoberston氏は述べています。このリクエスト・カードは、事前に特定のサプライヤーと数回しか取引しないと把握している場合や、登録プロセスを踏みたくない企業に適しているでしょう。

CoupaとAmerican Expressによる決済の成功例

CoupaとAmerican Express Company（アメリカン・エキスプレス）は、バーチャルカード決済ソリューションをお客様に提供することで、企業のBSM戦略を促進し、より効率的な支出と支払を実現します。

統合されたバーチャルカードによる支払いは、買掛金、調達、請求書発行、経費処理に関する問題を解決するために、Coupaが長年に渡り取り組んできた成果です。

Coupaのお客様が得た価値について、是非こちらのお客様事例動画を府ご覧ください。

どんな企業でもビジネス課題はあります。自社の課題は何ですか？

もしかしたら、非効率なデータ入力や、複雑すぎる決済システムなどがあるかもしれません。CoupaとAmerican Express Companyは、あなたのビジネスに合ったデジタル・ペイメント・ソリューションを提案します。是非、本オンライン・セミナーをご覧いただき、Coupaと共に第一歩を踏み出しましょう。

 

Coupaプラットフォーム内でサプライヤーに支払処理を行うには、サプライヤーはCoupaサプライヤーネットワーク上でAmerican Express Companyを受理可能な加盟店であり、American Expressバーチャルカードによる支払の受理に同意している必要があります。

日本での利用についての詳細は、こちらからお問い合わせください。