本記事は「契約ライフサイクル管理(CLM)」を元に作成した記事です。

契約ライフサイクル管理の理解

あらゆるビジネスには契約が伴います。契約は企業の基盤を形成し、収益、経費、ワークフロー、調達、企業のあらゆる業務に影響を及ぼします。そして、企業が成長するにつれて、管理を必要とする契約の数も増えていきます。

契約ライフサイクル管理(CLM)とは、契約の作成、維持、管理を合理化するプロセスです。契約は生きた文書であり、適切な管理を怠ると、企業はリスクと莫大な損失にさらされる恐れがあります。（数千規模にも及ぶことがある）すべての契約を把握しないと、契約書の作成から締結、締結後の分析に至るまでのライフサイクルの各段階で、契約書の全ての内容を効果的に管理するのはとても困難と言えます。

CLMはこの契約締結までのプロセスを合理化します。

契約プロセスの各段階で実用的なインサイトを提供すると同時に、ボトルネックの解消、セキュリティの向上、エラーの軽減を実現します。契約書作成に数日から数週間を費やしたにもかかわらず、マイルストーンの未達成によって収益チャンスを逃したり、エラーやコンプライアンス違反、条件の未達成によって会社を危険な状態にさらすのではなく、CLMによってワークフローと収益を改善することができるのです。

契約ライフサイクルの基本

契約ライフサイクル管理で正しい決断を下すためには、契約ライフサイクルの正しい理解が重要です。契約ライフサイクルは、単に文書を作成し、交渉、署名するだけではありません。その全体像、つまり契約ライフサイクルで必要な全てのステップを把握することで、契約の価値を最大限に引き出すことができるのです。

この価値を引き出すには、一見するとどんなに小さくて取るに足らないように感じても、各契約には9つの重要なステップを取り入れることが必要です。これらのステップに従うと、リスクの高い契約を結ぶ可能性が減り、重要な契約での見落としを防ぎ、契約の成果を最適化して、ポートフォリオの全体的な価値を高めることができます。

理想的な契約ライフサイクルへの9つのステップは、以下の通りです。

  1. 依頼　一般的に、契約は特定の個人や部署が依頼し、その契約の必要性を説明するところから始まります。合理化された一貫性のあるアプローチがないと、不正な取引やリスクが高い条件を知らずに契約する恐れがあります。効果的なCLMは標準的な依頼プロセスから始まり、企業にとってのリスクを排除しながら依頼者から情報を収集して、契約書草案作成のプロセスが促進されます。
  2. 作成　契約書作成も、リスクが生じる分野です。複雑な契約は法務部門が対処する場合が多いのですが、そのプロセスには数日から数週間かかることもあり、交渉が遅れてしまいます。また、弁護士が既存の書類をテンプレートとして使用したり、他の契約書の条項を寄せ集めて契約書を作成する場合もあります。このような場合、担当者が全員同じ、正しいバージョンの文書を使用したとしても、赤線を引いたドラフトを複数の当事者に送るというプロセスは、ミスの可能性を増大させることになります。CLMにはテンプレートに基づく契約書作成ウィザードを使用するオプションがあり、全ての契約書が正確で、可能な限り迅速に作成されます。
  3. 承認　契約プロセスが始まると承認がステップが発生します。一元化と合理化がされたワークフローが無ければ、承認プロセスが遅れるだけでなく、監査履歴がないまま変更や承認が行われる可能性があります。CLMでは、事前に承認された基準を満たす契約には自動的に適用され、契約は適切なワークフローを通過したものみ承認され、承認と変更に関する詳細な記録があることを確認することができます。
  4. 交渉　CLMは優先される条件や立場、条項ライブラリ、課題リストが掲載された「プレイブック」を提供することで、交渉のプロセスを合理化します。全てが一か所に保存、管理されるため、文書の比較や赤線の確認が容易になり、交渉の内容を正確に把握することができます。
  5. 署名　CLMは契約の署名と締結のプロセスを簡単にします。電子文書にデジタル署名をすることで、両者が合意した記録として自動的にコピーを受け取ることができます。
  6. 保存　契約書が締結されると、CLMの本当の価値を実感し始めるでしょう。単に書類をファイリングするのではなく、書類の中に閉じ込められている重要なデータを構造化されたデータに変換するのです。そして、文書とデータは一元的に保管され、迅速かつ安全にアクセスできるようになります。
  7. コンプライアンス　契約のリスクを分析することは、リスク乖離の一部に過ぎません。あらゆる契約義務や条件、法規制のコンプライアンスを確認することも重要です。何千もの有効な契約がある場合、この作業は困難なケースが多いのですが、CLMシステムで運用すれば円滑に進めることができます。契約文書は一元的に保存され、データは例外なく構造化されるため、カスタマイズされた細かい警告やリマインダーが作成され、更新日などの所定条件が満たされると通知が送信されます。
  8. 管理　受注、修正、更新、解約、そして業績目標などを常に把握することは困難であり、収益損失やリスク増加の要因になると言えます。この手順でも、高度な契約プラットフォームが提供する一元化と可視化によって、現行の契約条件の情報にすぐアクセスできるので、担当者による属人的な契約管理を回避できます。

契約を最大限に活用する方法

企業での契約数が増加することで、契約ライフサイクルの全ステップをスムーズに実行するのは困難になります。例えば、契約書に違反する条項がないか手作業で分析する場合、何百時間もの作業時間を要し、ミスが発生する可能性もあります。 

契約ライフサイクル管理のプラットフォームを導入すると、4つの主要な方法でプロセスを変更し、この契約書チェックの作業の複雑化を解決することができます。

  • 共同作業と管理　チーム間の共同作業は契約締結に必要な要素であり、CLMプラットフォームは完全な透明性を確保しつつ、そのプロセスを容易にします。また、監査履歴を提供し、特定のデータやプロセスへのアクセスを制限することで、規制遵守を可能とし、契約管理の制御を保証します。　
  • 組織　全ての契約書がどこにあるのか把握していますか？社内で契約書が、さまざまな書類棚やハードディスクに散乱していませんか？また、全社員が同じデータベースにアクセスし作業していますか？CLMは、契約書の整理と一貫性を保証し、全社員が正しく反映された情報がどこにあるのか把握できるようにすることが重要と言えます。
  • 分析　CLMの分析には2つの目的があります。それは、契約条件を特定して分析し、契約に際してのリスクを軽減することと、プロセスを分析して契約書作成を合理化することです。
  • 統合　堅牢なCLMプラットフォームは既存のERP、CRM、SRM、DPMシステムと完全に統合され、業務上の責任、関係、リスクを正確に可視化するための情報共有と抽出を可能にします。

全社的なCLMプラットフォームを導入すると、契約ライフサイクルの全ステップが包括的に実装され、関係者全員が各自のプロセスのだけでなく、契約全体をあらゆる角度から検討するという機会が得られます。

CLMプロセスの導入は、コスト削減、収益増加、コンプライアンス強化、契約プロセス全体と企業が直面するリスクの観点から、重要な経営戦略の一部と言えます。

詳しくは、契約ライフサイクル管理ガイドをダウンロードして詳細をご覧ください。