2人は大手日系企業の調達業務改革やアウトソース／BPO支援など、広くデジタルプロセスイノベーションをサポート。同社はCoupaの実装を支援するインプリパートナーでもあり、Coupaを中心にSaaSソリューションの導入支援を実践しています。

複雑なプロセスになりがちな直接材購買の課題をいかにクリアするか

まず、鷲尾氏はCoupa導入プロジェクトマネージャーの立場から、Coupa導入による業務効率化、ペーパーレス・リードタイム短縮、ガバナンス強化などのメリットを提示。その上で、「先行して導入が進んだ設備・消耗品などの間接材領域に加え、原材料、資機材、部品といった直接材の調達・購買領域にも導入を検討する企業が増えています」と言い、間接材＋直接材の両領域にCoupaを活用し、さらなるメリットを享受する動きが出始めているといいます。

ただし、直接材購買は、S&OP（Sales and Operations）、PSI（生産・販売。在庫）計画、SCMをベースに複雑なプロセスから成り立つケースが多く、それが導入のハードルになっているのではと推察。代表的なものとして、1PO（Purchase order＝発注書）当たりの大量アイテムに対する対応、内示（正式発注前）への対応、発注データ作成が複雑、マイルストーン払いへの対応などを挙げます。

こうした課題にCoupaとしてどう対応するか。同社では、下図のように個々の対応方針イメージを挙げ、「Coupa外での対応も含め直接材購買の実現を進めていくやり方を検討、推進しています」（鷲尾氏）。

ここで直接材の購買領域へのCoupa導入の構想を進めている顧客企業の事例を紹介。

1つ目のケースでは、直接材の発注、請求のサプライヤー窓口としてCoupaの導入を検討。発注データと請求データのCoupa外システムとのやり取りについては、データ連携のシステムを使ってやりとりをするアプローチを検討しているといいます。

その他「直接材購買の発注書に必要なデータである資材、アイテム、単価、発注数量などをCoupa外のシステムで作成し管理。その後、Coupaに同データを連携し発注書をサプライヤーに送付するといったプロセスで導入を検討しているケーもあります」（鷲尾氏）。

こうしたプロセスの工夫により、直接材の調達・購買におけるCoupa導入の可能性を示唆します。

サプライヤーの利用料課金ゼロにより広く取引の電子化・ペーパレスが実現

続いて後藤氏にバトンタッチ。後藤氏はCoupa他、購買システム導入支援を実践する立場から、Coupaの特徴として「サプライヤーポータル機能」に着目します。

 

Coupaサプライヤーポータル（CSP）とは、サプライヤーがCoupaを利用する顧客と簡単に取引ができるツールで、そのメリットとしては

  • 取引先別の仕組み（システム）構築が不要
  • ポータルに参加するだけで電子化（受注、請求が実現
  • 取引先別に発注、検収、請求の一元管理と検索が可能
  • サプライヤー社内の複数担当者間での情報共有や引継ぎなどがスムーズ

など、顧客との取引が簡単に実現できることが挙げられます。

 

さらに大きなメリットが「サプライヤー側の利用料課金がないこと」。

多額、高頻度の取引でもサプライヤー社内での許諾獲得が極めて簡便にすみ、少額・低頻度の取引でもポータル活用のハードルもなし。

「国内外の同種SaaSと比較しても、魅力的かつ戦略的なポジショニングを確立しているといえます」と後藤氏。

サプライヤー利用料の有無はサプライヤ接続率に大きく影響するため、多くの企業が目指す取引の電子化・ペーパレス化の実現に直結するといいます。

実際、同社が導入を支援したX社A事業所では、過去3年間に取引実績がある約250社のサプライヤーのうち、取引が多額の主要サプライヤー約150社でのCoupa接続が完了。見積、発注、受領、請求をCoupa上で実施することで95％の電子化を実現しています。

Coupaのインプリパートナーとして見た際の特徴では、「インプリパートナー側で設定をほぼ完結できること、標準帳票のカスタマイズが可能なことは、お客様への迅速かつ経済的なインプリテーションを実現できる観点からも大きなメリットといえます」（後藤氏、以下同）。

組織内の“指導役”となるコアユーザーを選定し、利用促進を実現

また、様々な日系企業のCoupa導入を支援してきた経験から、ユーザー利用促進における典型的な悩みや有効なアプローチについても言及。

Coupa に限らず新しいシステムの導入にあたっては、「なぜやり方を変えなきゃいけないのか」「上司が勝手に決めたやつでしょ」「「マニュアルを読んでもわからない」「「面倒くさい」といった声が上がるもの。

こうした利用促進の壁に対し、後藤氏は3つのアプローチとして「業務プロセス段階からユーザーを巻き込んでいくこと」「中堅コアユーザーを設定すること」、さらに導入後は「ログイン状況のモニタリングを実践、活用し利用促進の指導をしていくこと」を挙げます。

実際に支援したX社では、まずはリリース前に丁寧な対面説明会を複数回実施し、全員参加を義務化。参加について部長や調達の役員クラスへの報告も行います。

さらに、操作説明マニュアルの動画を作り配信し、事前視聴を必須化。これについても組織長からアナウンスするなどきめ細かい対応を実践しました。

一番大事なポイントとして後藤氏が挙げるのが、各組織でデジタルを好む若手中堅社員など最低1名のコアユーザーを選定し、組織内での指導役、利用促進の伝道師役を担ってもらうこと。

「コアユーザーに質疑を集約し関係性を構築することで、ユーザー利用率の向上、食わず嫌いだった方への利用推奨をはかることができます」。コアユーザーには業務設計の議論やテストから参画してもらい、早期から意識を醸成することも肝要だといいます。

リリース後の取り組みとしては、丁寧なQAフォロー対応、組織単位でユーザー利用率をモニタリングし定期的にマネジメントに報告、未利用者の初回ログインのチェックなどの実践を助言します。Coupaでは、Analytics機能によりログインユーザー数も簡単にモニタリングが可能。「こうした取り組みによって、X社では極めて高い利用率を達成しています」。

Coupa始め、せっかく優れたSaaSソリューションを導入しても、サプライヤー、社内ユーザー含め利用されなければ“宝の持ち腐れ”と化してしまいます。より高い成果を得るためにもセッション内の同社アドバイスを参考に、導入以前の社内の体制構築も検討したいものです。