生産計画に則って必要な原材料や部品を調達する購買業務は、円滑な生産体制を維持するうえで重要な役割を果たします。しかし、マニュアルベースや紙での購買業務は発注や支払のミスを招くことも多く、余計なコストがかかってしまう例も少なくありません。購買改革を進める上で認識すべき課題や検討すべき4つのポイントについて解説します。
購買業務とは
購買業務とは、企業がビジネスを進める上で必要な直接材（原材料や部品）や間接材（備品や消耗品）などを購入する業務のことです。製造業の場合、製造に関わる直接材の購入は製造過程の中で重要な業務のひとつです。事前に立案した生産計画に基づき、必要な資材を、必要なタイミングで、必要な拠点にスムーズに供給できるよう、最適な仕入先を選択し購入しておくことが重要となります。
購買業務が疎かになれば、原材料や部品が不足し、工場での生産が停滞、最悪の場合は生産が停止し顧客への納入に影響が出てしまいます。備品や消耗品を含めたさまざまな資材をいかなる状況でも購入できるルートを確保することは、企業の業務とビジネスを円滑に進めるうえでとても重要といえます。
調達管理との違い
購買業務と平行して「調達管理」の業務があります。企業によっては購買と調達の業務を兼ね備えた部署があり、購買調達部門として機能しています。調達管理は、資材の購入に加え、リースやレンタルなどのサービスを用いて購入以外の方法で製造に必要な資材を調達し、それらを管理する業務も含まれます。
また、原材料や部品だけでなく、機材・設備・人材を確保することも「調達」と呼ぶ場合があります。購買業務に比べると調達管理の業務範囲は広く、「調達管理の中に購買業務が含まれている」とも表現できるでしょう。
購買管理の5原則
購買管理には、「購買管理の5原則」と呼ばれる考え方があります。その具体的な内容は下記の通りです。
- 適正な取引先を選定する
- 適正な品質を確保する
- 適正な数量を決定する
- 適正な納期を設定する
- 適正な価格を設定する
製品の生産スケジュールに則って生産を進めるためには、常に安定的な資材の購入ができる状態を整えておく必要があります。適正なサプライヤーを選定することで、サプライヤー都合が理由で資材が手に入らない事態を防止できます。
また、購入する資材は適正な品質を確保するとともに、過不足のない適正な数量を決定することも重要です。
加えて、生産スケジュールに悪影響を及ぼさないためにも、購入時に適正な納期を設定しましょう。また、サプライヤーと交渉し適正価格で取引することで、費用対効果を改善することが大切です。
購買業務の基本的な流れ
購買業務の基本的な流れについて見ていきましょう。
- 購買計画を作成する
- 取引先を選定する
- 発注する
- 入荷・検収を行う
- 支払い処理を済ませる
- 適切な在庫管理を行う
まずは自社にとって必要な資材をリストアップし、生産スケジュールに合わせた購買計画を作成します。その後、どの取引先から資材を仕入れるのかを決定し、購買計画に従って資材の発注を行います。
発注した資材が納品後は検品を行い、あらかじめ定められた保管場所へ入庫しましょう。その後、取引先への支払処理を済ませ、製造段階のタイミングまで適切な条件のもとで在庫管理を行います。
購買業務が抱える課題
購買業務では、主に共通した3つの課題があり、以下で紹介していきます。
処理ミス・発注ミスの増加
資材の処理ミスや発注ミスが増加し、生産計画上必要な資材が不足したり、過剰に購入しすぎて廃棄コストが増加したりするトラブルは、どのような現場でも起こり得ます。例えば、100個の部品を購入すべき場面で誤って注文書に1,000個と記入してしまうと、過剰在庫となり保管コストと発注コストが膨らむだけでなく、使用期限が短い資材の場合は廃棄リスクが高まります。
発注先情報の管理ができていない
取引先となる発注先情報を適切に管理できておらず、適切な購入価格の設定が難しくなっている現場も少なくありません。
発注先情報を管理できていれば、それぞれの発注先の仕入れ価格を比較でき、最適な価格で資材を購入できます。また、特定の発注先がキャンペーンを実施していて期間限定の割引を行っている場合などでも、情報を見逃さずに柔軟な対応が可能になります。
企業の支出が可視化できず、購買の最適化ができない
企業全体の支出が可視化できていないために購買の最適化を図れないことも、購買業務でよくある課題の一つです。社内の各部門がどのような支出を行っているのかを把握できていないと、すでに他部門で購入済みの資材を重複して購入してしまったり、他部門が購入したと思い込んでいた資材が実は発注されておらず、生産が滞ってしまったりするリスクが高まります。
部門間の情報共有を徹底し、社内全体の支出を可視化して、購買の最適化を目指すことが大切です。
購買改革の重要性とメリットとは？
購買改革を行うことは、生産に関わる工数・コストの削減や、業務効率化につながります。社内の発注や支出を統合的に管理すれば、これまで非効率だった仕入れを最適化し、コスト削減にも貢献できます。
また、購買の業務改革によって部門間の情報共有体制を構築できれば、情報共有の不足や伝達ミスなどが原因で生産が滞ったり、過剰在庫を招いたりするリスクを軽減できます。
購買改革を進めていく上で検討すべき４つのポイント
購買改革を進めていくうえでは、目標や方針を明確に定め、社内体制やデータ管理の見直しを進めていくことが重要となります。また、システム導入も改革に有効な手法の一つです。
目標や方針の策定・明確化
購買改革を具体的に進める前に、「自社が改革を行う理由」を明確にしましょう。発注ミスの削減、コストの最適化など、現場が抱える課題はさまざまであり、自社に合った目的を掲げて改革のための方針を立てることが重要です。
社内体制の見直し
目標を明確にした後、社内体制の見直しを進めていきます。購買改革は各部門が個々に行うのではなく、全社的に改革の重要性を認識したうえで、部門間で連携を取りながら実行することが求められます。購買改革のためのプロジェクトを立ち上げ、リーダーを設けて関連部門からメンバーを募り、部門間の垣根を超えて打ち合わせし情報共有することで、効率よくプロジェクトを進められます。
データ管理の見直し・情報の共有
発注先の管理や仕入れ価格の適正化を推し進めるためには、データの管理方法を見直して、全社で同じデータを共有するための環境を整備することも重要です。まずは発注先の情報や仕入れ価格、納期情報など、社内に存在するあらゆる購買情報を取りまとめ、現状を整理しましょう。その後、今後のデータの取り扱いについてのルールを設け、全社でそのルールに沿った運用を進めることが重要です。
購買管理システムの導入
前述の通り、データ管理の見直しや情報共有は購買改革を進めるうえで重要なポイントとなります。データ管理と情報共有を効率的に行うためには、購買管理システムの導入、もしくは刷新することで改善が期待できます。購買管理システムとは、購入する資材の名称や価格、取引先管理、支払管理など、購買に関わる一連の業務を統合的に管理できるシステムのことです。購買管理システムを導入すれば、管理が煩雑な購買業務の情報を集約し、業務効率化を実現できます。
また購買管理システムを導入する効果として、今まで支出の最適化が出来ていなかった間接材部分の支出を可視化することができます。発注から支払までの業務をデジタル化することで、コスト削減の機会を見つけだし、サプライヤーと価格の見直しができ、適正価格での取引につなげることができます。間接材の業務プロセスを再定義しデジタル化することで、購買業務の効率化やコスト削減につながります。
購買改革を成功させるためには？
購買改革を成功させるためには、これまでの業務プロセスを見直し、システムの力も借りながら、新たな業務プロセスを部門間で連携しながら構築することが重要となります。業務プロセスの見直しと組織・体制の見直しを並行して進めながら、システムの導入によって包括的な購買管理を可能にするシステム構築と組織体制の構築が成功の秘訣と言えます。
システムを本稼働させる前には、各部門からテスト参加者を数人ずつ募り、業務プロセスに過不足がないかをよく検証することが、本稼働後のシステムや業務プロセスの定着率に影響します。
購買・調達改革を成功させるためのポイントについては「 購買・調達改革を成功させるための8つのヒント」をご覧ください。
購買管理システムの導入で業務プロセスの最適化を図る
購買業務改革を進める上で検討すべきポイントとして、購買管理システムなどの導入を挙げましたが、購買業務改革のためのシステム導入で検討すべき重要なポイントとして、そのソリューションは購買担当者の業務プロセスを支援するための機能が備わっているのか、また全社の従業員だけでなく外部のサプライヤーも採用しやすく使いやすいのか考えるべきです。
Coupaのサプライヤーポータルには、800万社以上のサプライヤーが登録されており、サプライヤーリスクを評価する機能や、契約ライフサイクル管理機能など、購買管理におけるお客様のリスク回避とコスト削減を支援するための機能が備えられています。
実際に、購買管理システムを導入したお客様の中には、取引数量の増加をリアルタイムで可視化と分析が可能となり、年間60,000件の発注を処理できるようになり、購買プロセスの最適化に成功しています。
まとめ
製造するうえで必要な部品や資材を購入する購買業務は、安定的な生産を維持するために欠かせない業務の一つです。処理ミスや発注ミスによるコスト増加やスケジュール遅延を起こさないためにも、購買改革を推進し業務効率化や最適化を図る必要があります。
購買改革を進める上で、購買管理システムの導入は重要な検討ポイントになります。自社の目的に合わせた機能を持ったシステムを導入することで、効率よくスピーディーに改革を進められることが可能になります。
