RFIとRFQ、RFPの違いは何か？

本記事は、「RFIとRFQ、RFPの違いは何か？(英語)」を元に作成した記事です。

サプライヤーとして、企業や政府機関から新規ビジネスの獲得を進める際に、情報提供依頼書（Request for Information, RFI）、見積依頼書（Request for Quotation,  RFQ）、提案依頼書（Request for Proposal, RFP）を目にしたことがあるでしょう。この3つには共通する特性もありますが、異なる条件も存在します。その違いを理解することで入札機会を確保する取り組みの手助けになります。

購買（商品やサービスの購入）は、RFIとRFP、RFQの手続きによって合理化されます。

それぞれの略語について簡潔に説明すると、購買組織が情報提供依頼書（Request for Information, RFI）を配布する場合、その組織は見込みのあるサプライヤーの能力とそのサービスや商品に関する情報を求めています。購買手続きを進めていく中で次の段階では、見積依頼書（Request for Quotation,  RFQ）もしくは     提案依頼書（Request for Proposal, RFP）のどちらかが必要です。

企業がRFQを配布する場合、依頼するサービスに対するサプライヤーの価格設定について聞いています。その一方でRFPは、サプライヤーの会社概要や、依頼された製品・サービスの詳細説明を包括的に求めるものであり、多くの場合は、提出に伴い特定のアンケート回答を求められることがあります。

小規模や設立初期の企業は、次の8つの項目を準備し最新化することで、契約獲得に向けての重要なプロセスが迅速化できます 。

1. ビジネス向けのカバーページ    
第一印象はとても重要 です。企業アイデンティティが正確に反映された、ビジネスにふさわしい表紙を必ず作成しましょう。ここには企業ブランド、依頼されているサービスや製品のタイトル、提案日を記載しましょう。

2. 目次
顧客が最も関心を持つセクションの説明には、理解しやすく読みやすい概要を提供しましょう。できれば、購買組織からの依頼情報に従って、セクションに番号を付けましょう。

3. 企業概要と沿革
企業概要とこれまでの事業経歴がないと、購買担当者はあなたの会社がどのような会社なのか見当がつきません。カバーレターと事業計画概要も、入札過程で評価される要素です。

4. 包括的な製品説明
見込み顧客の疑問を全て解決するために、依頼された製品やサービスに関する包括的で詳細な説明を提供しましょう。アプローチを整理し、太字など強調した見出しを使い、段落を理解しやすいセクションに細分化しましょう。

5. 実施計画
実施計画には、新規顧客に手解きする段階的なスケジュールを含みます。この計画には、見込み顧客が自社のチームとスケジュール調整できるように、スケジュールの概略を組み込みましょう。    

6. 財務概要
直近2～3年の財務情報を詳しく説明できるように資料を準備しましょう。トラブルを避けるためにも先を見越して、財務概要については直近2～3年の内容が正確で最新であることを確認しましょう。

7. 紹介状
RFPとRFQ、RFIの提出手続きに進む前に、3～4通の紹介状や推薦状を準備しておくことが賢明です。また紹介状を作成する際、紹介状の依頼先とあなたの会社がポジティブな取引をしているかどうかを考慮の上、打診してください。    

8. 価格表
全製品・サービスに関する標準価格表があると、RFIとRFQ、RFPが送られてきたときに、より効率良く対応することができます。

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